個人情報保護方針
2026年 8月20日改定
2005年 4月 1日制定
株式会社名古屋北勢商事
代表取締役 服部茂樹
株式会社名古屋北勢商事は、機密書類処理事業者として取扱う個人情報の重要性を良く認識し当社での個人情報保護マネジメントシステム(ＰＭＳ)定着への活動を日々推進しています。当社は個人情報の保護に関する法律を遵守し個人情報を取扱う事業者としてなすべきことについて次の方針を掲げます。
- 当社は、機密書類処理に関する事業で大量に取扱う個人情報及び雇用等において、取扱う個人情報の特定された利用目的の範囲の中で個人情報の適切な取得・利用を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行わないこと、及びそのための措置を講じます。
- 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、及びその他の規範を遵守します。
- 当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損の防止を行い、不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を保護します。
- 当社は個人情報の取扱いに関する苦情、及び相談対応への内部規程を定め、苦情、及び相談に対応します。
- 当社は個人情報保護マネジメントシステム(ＰＭＳ)の継続的改善を行います。
個人情報の利用目的について当社が、個人情報のご本人から直接個人情報を取得する場合の利用目的は、以下のとおりです。
(3) 廃棄書類の処理に関する連絡、請求、入金確認その他の事務処理業務のため
(2) 当社にご請求いただいた資料等の送付のため
※ 尚、個人情報を含んだ機密文書は、廃棄処理業務にのみに利用し、その記載情報を一切確認することなく破砕、又は溶解いたします。
個人情報の開示等のご請求方法当社は、当社が保有する保有個人データまたは第三者提供記録の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用の停止、消去若しくは第三者への提供の停止（以下「開示等」といいます）を求める手続を他の法令等の規定により対応できない場合を除き、以下のとおりとします。
(3) ご本人が委任した代理人（任意代理人）
また、申請書は下記からダウンロードしていただけます。
>> 個人情報の開示等に関する申請書
また、利用目的の通知、開示をご請求の場合は、500円分の定額小為替(郵便局発行)をご同封下さい。
※ 当社への郵送料、定額小為替の発行手数料につきましては、ご本人、または代理人のご負担とさせていただきます。
※ 手数料(利用目的の通知、開示をご請求の場合のみ必要)が不足していた場合、または手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡いたしますが 、所定の期間内にお支払いがない場合は、ご請求がなかったものとして対応させていただきます。
(5) 住民票の写し（個人番号の記載がないもの）
(5) 住民票の写し（個人番号の記載がないもの）
(2) 成年後見代理の場合の法定代理関係を証明する登記事項証明書
※ 人種・民族・門地・本籍地、身体・精神障害、犯罪歴等の記載がある場合は、黒く塗りつぶした上でご送付下さい。
① 個人データの取り扱いに関する個人情報保護管理者を設置するとともに、役職員等が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や規程に違反している事実、又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告/ 連絡体制を整備しています。
② 個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施しています。
① 個人データの取り扱いに関する留意事項（個人情報の取り扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点の社内周知、事故発生時の対応方法など）について、役職員等に定期的な研修を実施しています。
② 個人データについての秘密保持に関する事項に対して、役職員等から誓約書を受理しています。
① 情報システムを管理する区域においては、入退室管理エリアの策定等により、適切な措置を講じています。
② 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難、又は紛失等を防止するために、適切な措置を講じています。
③ 個人データが記録された電子媒体、又は書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう、安全な方策を講じています。
④ 個人データを削除し、又は個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、復元不可能な手段を講じています。
① 担当者、及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するために、適切なアクセス制御を講じています。
② 情報システムを使用する役職員等が正当なアクセス権を有する者であることを、ユーザーID、パスワード等により認証しています。
③ 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス、又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用しています。
④ 情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じ、適切に運用しています。
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